Kdy se vyplatí vlastní automatizace místo dalšího předplatného

Měsíční předplatné vypadá nevinně. Tisícovka se v rozpočtu ztratí. Jenže předplatných přibývá a některá platíte jen kvůli jedné funkci, která za vás dělá jednu rutinní práci.

Pak se nabízí otázka, jestli se tu jednu práci nevyplatí zautomatizovat a předplatné zrušit. Někdy ano, někdy rozhodně ne. Tady je postup, jak si to spočítat dřív, než za cokoli zaplatíte.

Základní výpočet

Začněte jednoduše. Jednorázovou cenu automatizace vydělte tím, co vám každý měsíc ušetří.

Návratnost v měsících = jednorázová cena ÷ měsíční úspora

Ilustrační příklad: automatizace za 15 000 Kč nahradí předplatné za 1 000 Kč měsíčně. Návratnost je 15 měsíců. Od šestnáctého měsíce jste v plusu, pokud se nic nezmění.

Právě v tom „pokud se nic nezmění“ je celá potíž. Základní výpočet je dobrý začátek, ne rozhodnutí.

Co do výpočtu patří, i když se na to snadno zapomene

Údržba. Zaplatit jednou neznamená, že se o automatizaci už nikdy nikdo nemusí starat. Navazuje na jiné systémy a ty se mění. Když se změní formát exportu nebo rozhraní účetního programu, je potřeba ji upravit. Přičtěte si k ceně rezervu na úpravy.

Změny ve vašem postupu. Každá změna ve způsobu práce může znamenat další úpravu. Pokud se váš postup mění několikrát do roka, zaplatíte ji několikrát.

Přibývající uživatelé. Řada předplatných se platí za každého uživatele. Dnes platíte za pět lidí, za dva roky možná za dvanáct. Počítejte s počtem, který čekáte, ne s dnešním. Vlastní automatizace takový poplatek obvykle nemá, i když i ona může narazit na limity služeb, na které navazuje.

Riziko, že se nástroj změní. Dodavatel předplatného může zdražit, přesunout vaši funkci do dražšího tarifu nebo službu ukončit. Platí to ale i opačně: nástroj se může zlepšit a vy to dostanete bez práce. Nepočítejte jen s horší variantou.

Čas vašich lidí. Ten se zapomíná na obou stranách. Automatizace ušetří přepisování, kontroly a opravy chyb. Sama si ale vyžádá čas na vysvětlení zadání, vyzkoušení a převzetí. Pokud předplatné neruší, jen šetří práci, spočítejte si ušetřené hodiny za měsíc a vynásobte je tím, kolik vás hodina práce toho člověka skutečně stojí.

Co se stane, když to přestane fungovat. Selhat může předplatná služba i vlastní automatizace. Rozdíl je v tom, kdo si toho všimne a kdo to opraví. U předplatného je to dodavatel služby. U vlastní automatizace si to musíte domluvit předem.

Stejný příklad, poctivěji

Takhle se návratnost změní, když do výpočtu přidáte rezervu na úpravy a růst předplatného. Všechna čísla jsou ilustrační. Rezervu 6 000 Kč a zdražení na 1 500 Kč jsme zvolili jen pro ukázku, dosaďte si svoje.

Položka	Základní výpočet	S rezervou na úpravy	S rezervou a dražším předplatným
Cena automatizace	15 000 Kč	15 000 Kč	15 000 Kč
Rezerva na úpravy	0 Kč	6 000 Kč	6 000 Kč
Úspora za měsíc	1 000 Kč	1 000 Kč	1 500 Kč
Návratnost	15 měsíců	21 měsíců	14 měsíců

Stejný nápad tak může mít návratnost 14 i 21 měsíců. Proto počítejte s rozpětím, ne s jedním číslem. Když se automatizace vyplatí i v horší variantě, rozhodnutí je snadné.

Výsledek pak porovnejte s jednou otázkou: jak dlouho budete tu práci ještě dělat stejně? Návratnost 21 měsíců a postup, který možná za rok skončí, se nevyplatí, ať je výpočet jakkoli přesný.

Daně a účetní zacházení v tomhle výpočtu nejsou. Jednorázový výdaj a předplatné se mohou účetně lišit, proto si to ověřte se svou účetní.

Kdy se to nevyplatí

Vlastní automatizace není správná odpověď vždycky. Zůstaňte u předplatného, pokud platí některý z těchto bodů.

Předplatné je levné. Za 200 Kč měsíčně by se automatizace za 15 000 Kč vracela přes šest let (opět ilustrační čísla). To nedává smysl.
Nástroj je živý a novinky opravdu využíváte. Nahrazovali byste něco, co se dál zlepšuje bez vašeho přičinění. Automatizace zůstane taková, jakou jste si ji objednali.
Postup se pořád mění. Automatizovali byste něco, co budete za půl roku dělat jinak. Nejdřív postup ustalte.
Práce je vzácná a krátká. Report jednou za čtvrt roku, který zabere deset minut, za to nestojí.
Předplatné dělá víc, než se zdá. Dává vám i zálohy, přístupová práva, aktualizace a podporu. Bez něj se o ně musí postarat někdo jiný.

Kdy to naopak smysl dává

Platíte za velký nástroj kvůli jedné funkci a zbytek nepoužíváte.
Postup je ustálený a opakuje se často.
Platba roste s počtem lidí a lidí přibývá.
Návratnost vychází přijatelně i s rezervou a je kratší než doba, po kterou budete práci dělat stejně.

Čtyři otázky před rozhodnutím

Kolik dnes měsíčně platíte a kolik času ta práce lidem bere?
Kolik by automatizace stála včetně rezervy na úpravy?
Jak dlouho bude váš postup ještě stejný?
Co se stane, když automatizace jeden den nepoběží, a kdo se o to postará?

Pokud na všechny čtyři odpovíte a výpočet stále vychází, má smysl jít dál. Pokud ne, ušetřili jste si peníze už tím, že jste si to spočítali.

Na stránce Automatizace si návratnost můžete přepočítat v jednoduché kalkulačce a najdete tam i případy, kdy vám automatizaci sami rozmluvíme.