Wie Sie einen Auftrag abgrenzen, damit nicht nachträglich über den Preis gestritten wird

Ein Streit um den Preis beginnt lange vor der letzten Rechnung. Er beginnt mit dem Satz „das ist doch klar“.

Stellen Sie sich den Auftrag „Auftragsverwaltung“ vor. Die auftraggebende Seite versteht darunter auch einen Export in die Buchhaltung. Die ausführende Seite nicht. Niemand hat gelogen, es hat nur niemand eine einzige Zeile darüber geschrieben. Am Ende hält die eine Seite den Export für selbstverständlich und die andere für Mehrarbeit.

Solchen Streitigkeiten lässt sich weitgehend vorbeugen. Es genügt, vor dem Start drei Dinge zu vereinbaren: was im Umfang enthalten ist und was nicht, woran man erkennt, dass es fertig ist, und wie Änderungen bepreist werden.

Der Umfang ist auch eine Liste dessen, was nicht im Preis enthalten ist

Ein gewöhnliches Angebot sagt, was gebaut wird. Genauso wichtig ist es aufzuschreiben, was nicht gebaut wird. Das ist das stärkste Werkzeug in diesem ganzen Artikel, weil Lücken im Auftrag dadurch zu offenen Fragen werden.

Auf die Liste der ausgeschlossenen Dinge gehören typischerweise:

• die Übernahme von Daten aus dem bestehenden System,
• Eingriffe in Nachbarsysteme,
• Leistungsoptimierung über eine vereinbarte Grenze hinaus,
• weitere Sprachversionen,
• Anbindung an Dienste, die nicht im Auftrag stehen,
• Schulung der Nutzenden,
• Support und Änderungen nach der Abnahme.

Das heißt nicht, dass Sie diese Dinge nicht wollen. Vielleicht wollen Sie sie, und sie werden im Preis enthalten sein. Es geht darum, dass über jedes davon bewusst entschieden wird.

Vereinbaren Sie dann eine einfache Regel: Was nicht im Umfang steht, ist eine Änderung und wird vorab bepreist. Damit entfällt der Großteil der Streitereien darüber, was selbstverständlich sein sollte.

Halten Sie neben dem Umfang auch die Annahmen schriftlich fest. Zum Beispiel „die Daten liefert die auftraggebende Seite“ oder „die Buchhaltungssoftware kann in eine Datei exportieren“. Stellt sich eine Annahme als falsch heraus, ist das eine Änderung und keine Debatte darüber, wer es hätte ahnen sollen.

Eine vorab vereinbarte Abnahme

Fertig ist keine Meinung. Es ist eine abgehakte Liste. Damit das gilt, muss jeder Punkt überprüfbar und vereinbart sein, bevor die Arbeit beginnt.

Den Unterschied sehen Sie an diesen Beispielen zur Veranschaulichung:

Das Aufschreiben der Abnahme hat einen nützlichen Nebeneffekt: Sofort ist sichtbar, wo der Auftrag Löcher hat. Kann niemand sagen, woran man erkennt, dass der Bericht stimmt, ist er nicht genau genug beschrieben. Jetzt ist die günstigste Stelle, das herauszufinden.

Teilen Sie einen größeren Auftrag in kleinere Teile mit jeweils eigener Abnahme. Ein Streit um einen Teil lässt sich besser klären als ein Streit um das ganze Werk. Vereinbaren Sie auch eine Frist für die Stellungnahme und die Regel, dass eine Ablehnung auf ein konkretes unerfülltes Kriterium verweisen muss. Ob Schweigen als Annahme gelten soll, sollte juristisch geprüft werden.

Änderungen werden bepreist, bevor sie umgesetzt werden

Eine Änderung des Auftrags ist kein Scheitern. Bei der Entwicklung zeigt sich oft, dass Sie etwas anders haben wollen. Das Problem ist eine Änderung, deren Preis Sie erst aus der Rechnung erfahren.

Der Ablauf kann kurz sein:

1. Die Änderung wird aufgeschrieben, ein paar Sätze in einer E-Mail genügen.
2. Die ausführende Seite nennt den Preis und die Auswirkung auf den Termin.
3. Sie genehmigen oder lehnen ab.
4. Erst dann wird daran gearbeitet.

Das gilt auch für kleine Änderungen, denn gerade die summieren sich unbemerkt. Und es gilt für beide Seiten: Die ausführende Seite arbeitet nichts Ungenehmigtes ab, und die auftraggebende Seite erwartet nicht, dass „noch das hier“ im Preis Platz hat.

Dasselbe gehört zu den Terminen. Wartet die ausführende Seite drei Wochen auf Zugänge oder auf Ihre Rückmeldung, verschiebt sich der Termin um drei Wochen. Es ist fair, das vorab aufzuschreiben.

Warum ein Festpreis auf ein ungeöffnetes System eine Wette ist

Ein Festpreis ist für die auftraggebende Seite etwas Gutes. Das Risiko einer falschen Schätzung trägt die ausführende Seite, nicht Sie. Das gilt aber nur, wenn der Umfang wirklich abgegrenzt ist.

Einen Auftrag kann man an einem Nachmittag lesen. Ein altes System, an das ein neuer Teil angebunden werden soll, nicht. Darin verbergen sich undokumentierte Anbindungen, fehlende Tests und Daten, die nicht so aussehen, wie sie sollten. Wer einen Festpreis nennt, ohne das System geöffnet zu haben, rät. Es gibt drei mögliche Ergebnisse:

• Die Schätzung fällt hoch aus. Sie zahlen eine Reserve für Risiken, die vielleicht gar nicht eintreten.
• Die Schätzung fällt niedrig aus. Dann wird an der Qualität gespart, oder jede Kleinigkeit wird als Änderung abgerechnet.
• Sie trifft. Das ist gut, aber es ist Zufall.

Die ehrliche Reihenfolge ist Zugang zum Code, dann Schätzung und erst dann der Preis. Was Sie dagegen tun können:

• Geben Sie der ausführenden Seite vor der Unterschrift Zugang zum Code, zum Beispiel unter einer Vertraulichkeitsvereinbarung.
• Beauftragen Sie zuerst ein kurzes, bezahltes Audit. Es kostet Geld, ist aber günstiger als ein missglückter Auftrag.
• Lässt sich kein Zugang geben, soll die ausführende Seite mit voller Reserve rechnen oder gleich keinen Festpreis versprechen.
• Fragen Sie, woraus sich der Preis zusammensetzt und welche Reserve er enthält. Wer das System gesehen hat, antwortet konkret.

Nennt jemand nach einem kurzen Telefonat einen Festpreis, ist das kein Zeichen von Selbstvertrauen. Es ist die Frage, wer die Wette am Ende bezahlt.

Bevor Sie unterschreiben

So arbeiten wir bei maßgeschneiderter Software und beim Outsourcing, wo wir einen abgegrenzten Teil Ihres Systems nach Ihrer Spezifikation bauen.