Wann sich eine eigene Automatisierung statt eines weiteren Abos lohnt

Ein monatliches Abo wirkt harmlos. Tausend Kronen gehen im Budget unter. Doch es kommen immer mehr Abos hinzu, und manche zahlen Sie nur wegen einer einzigen Funktion, die eine Routinearbeit für Sie erledigt.

Dann stellt sich die Frage, ob es sich nicht lohnt, genau diese eine Arbeit zu automatisieren und das Abo zu kündigen. Manchmal ja, manchmal ganz sicher nicht. Hier ist der Weg, wie Sie es ausrechnen, bevor Sie irgendetwas bezahlen.

Die Grundrechnung

Fangen Sie einfach an. Teilen Sie den Einmalpreis der Automatisierung durch das, was sie Ihnen jeden Monat spart.

Amortisation in Monaten = Einmalpreis ÷ monatliche Ersparnis

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Eine Automatisierung für 15 000 Kč ersetzt ein Abo für 1 000 Kč im Monat. Die Amortisation beträgt 15 Monate. Ab dem sechzehnten Monat liegen Sie im Plus, wenn sich nichts ändert.

Genau in diesem „wenn sich nichts ändert“ liegt das ganze Problem. Die Grundrechnung ist ein guter Anfang, keine Entscheidung.

Was in die Rechnung gehört, obwohl man es leicht vergisst

Wartung. Einmal zu zahlen heißt nicht, dass sich nie wieder jemand um die Automatisierung kümmern muss. Sie hängt an anderen Systemen, und die ändern sich. Ändert sich das Exportformat oder die Schnittstelle Ihrer Buchhaltungssoftware, muss sie angepasst werden. Schlagen Sie auf den Preis eine Reserve für Anpassungen auf.

Änderungen in Ihrem Vorgehen. Jede Änderung der Arbeitsweise kann eine weitere Anpassung bedeuten. Ändert sich Ihr Vorgehen mehrmals im Jahr, zahlen Sie auch mehrmals dafür.

Wachsende Nutzerzahlen. Viele Abos werden pro Nutzerkonto abgerechnet. Heute zahlen Sie für fünf Personen, in zwei Jahren vielleicht für zwölf. Rechnen Sie mit der Zahl, die Sie erwarten, nicht mit der heutigen. Eine eigene Automatisierung hat meist keine solche Gebühr, auch wenn sie an die Grenzen der Dienste stoßen kann, an die sie angebunden ist.

Das Risiko, dass sich das Tool ändert. Der Abo-Anbieter kann den Preis erhöhen, Ihre Funktion in einen teureren Tarif verschieben oder den Dienst einstellen. Es gilt aber auch umgekehrt: Das Tool kann besser werden, und Sie bekommen das ohne Arbeit. Rechnen Sie nicht nur mit der schlechteren Variante.

Die Zeit Ihrer Mitarbeitenden. Sie wird auf beiden Seiten vergessen. Eine Automatisierung spart Abtippen, Kontrollieren und das Korrigieren von Fehlern. Sie selbst braucht aber Zeit, um die Aufgabe zu erklären, sie auszuprobieren und abzunehmen. Kündigen Sie das Abo nicht, sondern sparen nur Arbeit, rechnen Sie die eingesparten Stunden pro Monat aus und multiplizieren Sie sie mit dem, was eine Arbeitsstunde dieser Person Sie tatsächlich kostet.

Was passiert, wenn es nicht mehr funktioniert. Ausfallen kann ein Abo-Dienst genauso wie eine eigene Automatisierung. Der Unterschied liegt darin, wer es bemerkt und wer es behebt. Beim Abo ist es der Anbieter des Dienstes. Bei einer eigenen Automatisierung müssen Sie das vorab vereinbaren.

Dasselbe Beispiel, ehrlicher

So ändert sich die Amortisation, wenn Sie in die Rechnung eine Reserve für Anpassungen und eine Preiserhöhung des Abos aufnehmen. Alle Zahlen dienen nur der Veranschaulichung. Die Reserve von 6 000 Kč und die Erhöhung auf 1 500 Kč haben wir nur für das Beispiel gewählt, setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Dieselbe Idee kann also eine Amortisation von 14 oder von 21 Monaten haben. Rechnen Sie deshalb mit einer Spanne, nicht mit einer einzelnen Zahl. Lohnt sich die Automatisierung auch im schlechteren Fall, ist die Entscheidung leicht.

Vergleichen Sie das Ergebnis dann mit einer Frage: Wie lange werden Sie diese Arbeit noch auf dieselbe Weise erledigen? Eine Amortisation von 21 Monaten und ein Vorgehen, das vielleicht in einem Jahr endet, lohnen sich nicht, so genau die Rechnung auch sein mag.

Wann es sich nicht lohnt

Eine eigene Automatisierung ist nicht immer die richtige Antwort. Bleiben Sie beim Abo, wenn einer dieser Punkte zutrifft.

• Das Abo ist günstig. Bei 200 Kč im Monat würde sich eine Automatisierung für 15 000 Kč erst nach mehr als sechs Jahren auszahlen (wieder Beispielzahlen). Das ergibt keinen Sinn.
• Das Tool ist lebendig und Sie nutzen die Neuerungen wirklich. Sie würden etwas ersetzen, das sich ohne Ihr Zutun weiter verbessert. Die Automatisierung bleibt so, wie Sie sie bestellt haben.
• Das Vorgehen ändert sich ständig. Sie würden etwas automatisieren, das Sie in einem halben Jahr anders machen. Legen Sie zuerst das Vorgehen fest.
• Die Arbeit ist selten und kurz. Ein Bericht einmal im Quartal, der zehn Minuten dauert, lohnt den Aufwand nicht.
• Das Abo leistet mehr, als es scheint. Es liefert Ihnen auch Backups, Zugriffsrechte, Updates und Support. Ohne es muss sich jemand anderes darum kümmern.

Wann es dagegen sinnvoll ist

• Sie zahlen für ein großes Tool wegen einer einzigen Funktion und nutzen den Rest nicht.
• Das Vorgehen ist eingespielt und wiederholt sich oft.
• Die Gebühr wächst mit der Zahl der Personen, und es werden mehr.
• Die Amortisation fällt auch mit Reserve annehmbar aus und ist kürzer als die Zeit, in der Sie die Arbeit auf dieselbe Weise erledigen werden.

Vier Fragen vor der Entscheidung

1. Wie viel zahlen Sie heute pro Monat, und wie viel Zeit kostet die Arbeit Ihre Mitarbeitenden?
2. Was würde die Automatisierung inklusive Reserve für Anpassungen kosten?
3. Wie lange bleibt Ihr Vorgehen noch gleich?
4. Was passiert, wenn die Automatisierung einen Tag lang nicht läuft, und wer kümmert sich darum?

Wenn Sie alle vier beantworten können und die Rechnung weiterhin aufgeht, lohnt es sich, weiterzugehen. Wenn nicht, haben Sie schon dadurch Geld gespart, dass Sie nachgerechnet haben.

Auf der Seite Automatisierung können Sie die Amortisation in einem einfachen Rechner nachrechnen, und Sie finden dort auch die Fälle, in denen wir Ihnen eine Automatisierung selbst ausreden.