Kedy sa oplatí vlastná automatizácia namiesto ďalšieho predplatného

Mesačné predplatné vyzerá nevinne. Tisícka sa v rozpočte stratí. Lenže predplatných pribúda a niektoré platíte len kvôli jednej funkcii, ktorá za vás robí jednu rutinnú prácu.

Potom sa núka otázka, či sa neoplatí túto jednu prácu zautomatizovať a predplatné zrušiť. Niekedy áno, niekedy rozhodne nie. Tu je postup, ako si to spočítať skôr, než za čokoľvek zaplatíte.

Základný výpočet

Začnite jednoducho. Jednorazovú cenu automatizácie vydeľte tým, čo vám každý mesiac ušetrí.

Návratnosť v mesiacoch = jednorazová cena ÷ mesačná úspora

Ilustračný príklad: automatizácia za 15 000 Kč nahradí predplatné za 1 000 Kč mesačne. Návratnosť je 15 mesiacov. Od šestnásteho mesiaca ste v pluse, ak sa nič nezmení.

Práve v tom „ak sa nič nezmení“ je celý problém. Základný výpočet je dobrý začiatok, nie rozhodnutie.

Čo do výpočtu patrí, aj keď sa na to ľahko zabúda

Údržba. Zaplatiť raz neznamená, že sa o automatizáciu už nikdy nikto nemusí starať. Nadväzuje na iné systémy a tie sa menia. Keď sa zmení formát exportu alebo rozhranie účtovného programu, treba ju upraviť. Pripočítajte si k cene rezervu na úpravy.

Zmeny vo vašom postupe. Každá zmena v spôsobe práce môže znamenať ďalšiu úpravu. Ak sa váš postup mení niekoľkokrát do roka, zaplatíte ju niekoľkokrát.

Pribúdajúci používatelia. Veľa predplatných sa platí za každého používateľa. Dnes platíte za piatich ľudí, o dva roky možno za dvanástich. Počítajte s počtom, ktorý očakávate, nie s dnešným. Vlastná automatizácia taký poplatok spravidla nemá, aj keď aj ona môže naraziť na limity služieb, na ktoré nadväzuje.

Riziko, že sa nástroj zmení. Poskytovateľ predplatného môže zdražieť, presunúť vašu funkciu do drahšieho tarifu alebo službu ukončiť. Platí to ale aj opačne: nástroj sa môže zlepšiť a vy to dostanete bez práce. Nepočítajte len s horším variantom.

Čas vašich ľudí. Ten sa zabúda na oboch stranách. Automatizácia ušetrí prepisovanie, kontroly a opravy chýb. Sama si ale vyžiada čas na vysvetlenie zadania, vyskúšanie a prevzatie. Ak predplatné nerušíte, len šetríte prácu, spočítajte si ušetrené hodiny za mesiac a vynásobte ich tým, koľko vás hodina práce daného človeka skutočne stojí.

Čo sa stane, keď to prestane fungovať. Zlyhať môže predplatená služba aj vlastná automatizácia. Rozdiel je v tom, kto si to všimne a kto to opraví. Pri predplatnom je to poskytovateľ služby. Pri vlastnej automatizácii si to musíte dohodnúť vopred.

Ten istý príklad, úprimnejšie

Takto sa návratnosť zmení, keď do výpočtu pridáte rezervu na úpravy a rast predplatného. Všetky čísla sú ilustračné. Rezervu 6 000 Kč a zdraženie na 1 500 Kč sme zvolili len na ukážku, dosaďte si svoje.

Ten istý nápad tak môže mať návratnosť 14 aj 21 mesiacov. Preto počítajte s rozpätím, nie s jedným číslom. Ak sa automatizácia oplatí aj v horšom variante, rozhodnutie je jednoduché.

Výsledok potom porovnajte s jednou otázkou: ako dlho budete tú prácu ešte robiť rovnako? Návratnosť 21 mesiacov a postup, ktorý možno o rok skončí, sa neoplatí, nech je výpočet akokoľvek presný.

Kedy sa to neoplatí

Vlastná automatizácia nie je správna odpoveď vždy. Zostaňte pri predplatnom, ak platí niektorý z týchto bodov.

• Predplatné je lacné. Za 200 Kč mesačne by sa automatizácia za 15 000 Kč vracala vyše šiestich rokov (opäť ilustračné čísla). To nedáva zmysel.
• Nástroj je živý a novinky naozaj využívate. Nahrádzali by ste niečo, čo sa ďalej zlepšuje bez vášho pričinenia. Automatizácia zostane taká, akú ste si objednali.
• Postup sa stále mení. Automatizovali by ste niečo, čo budete o pol roka robiť inak. Najprv postup ustáľte.
• Práca je vzácna a krátka. Report raz za štvrťrok, ktorý zaberie desať minút, za to nestojí.
• Predplatné robí viac, než sa zdá. Dáva vám aj zálohy, prístupové práva, aktualizácie a podporu. Bez neho sa o ne musí postarať niekto iný.

Kedy to naopak zmysel dáva

• Platíte za veľký nástroj kvôli jednej funkcii a zvyšok nepoužívate.
• Postup je ustálený a opakuje sa často.
• Platba rastie s počtom ľudí a ľudí pribúda.
• Návratnosť vychádza prijateľne aj s rezervou a je kratšia než doba, po ktorú budete prácu robiť rovnako.

Štyri otázky pred rozhodnutím

1. Koľko dnes mesačne platíte a koľko času tá práca ľuďom berie?
2. Koľko by automatizácia stála vrátane rezervy na úpravy?
3. Ako dlho bude váš postup ešte rovnaký?
4. Čo sa stane, keď automatizácia jeden deň nepobeží, a kto sa o to postará?

Ak na všetky štyri odpoviete a výpočet stále vychádza, má zmysel ísť ďalej. Ak nie, ušetrili ste si peniaze už tým, že ste si to spočítali.

Na stránke Automatizácia si návratnosť môžete prepočítať v jednoduchej kalkulačke a nájdete tam aj prípady, keď vám automatizáciu sami vyhovoríme.